Pro pochopení způsobu práce se soubory otevřenými v oknech je třeba nejprve vysvětlit, jakým způsobem je program spravuje.
Při otevření libovolného datového souboru jsou údaje nutné pro další práci s ním (např. indexový soubor pro seznam souřadnic apod.) načteny do paměti počítače a příslušná reprezentace souboru je zobrazena v okně (seznam souřadnic, plán atd.). Při novém otevření téhož souboru je však zobrazeno pouze nové okno, a v paměti počítače je soubor fyzicky otevřen pouze jednou. Lze tedy nově otevřené okno chápat skutečně jako druhé "okno", kterým je prohlížen tentýž soubor.
Z toho vyplývá, že veškeré změny, prováděné na souboru v libovolném otevřeném okně, jsou fyzicky prováděny v jednom souboru. Program tuto skutečnost signalizuje tím, že jsou tato okna zobrazující jeden soubor průběžně očíslována. Je-li ve více oknech viditelná stejná část souboru, změny, které v něm provedete, jsou automaticky zobrazovány ve všech oknech.